Communiquer en période de crise

Communiquer en période de crise, c’est avant tout être visionnaire ou prévoyant… et prévoir l’imprévu ! Voici donc quelques pistes et conseils pour vous aider à répondre à l’urgence avec plus de confort.

 

Pourquoi communiquer en période de crise ?

Rester en contact avec vos clients, fournisseurs ou partenaires vous permet tout d’abord d’informer. Cela vous permet en outre de conserver un lien, mais aussi de rassurer, de soutenir et de partager des événements auxquels vous ne devez probablement pas être seul à faire face.

 

 

Prévoir l’imprévu

Une période de crise est, par définition, la rupture soudaine d’un fonctionnement considéré comme « normal ». L’événement qui vient déclencher cette crise nous oblige à nous adapter à une situation nouvelle, dans l’urgence.

Prévoir l’imprévu vous permet donc d’adopter des réflexes et de structurer votre entreprise pour minimiser les impacts négatifs de l’imprévu.

En cette période de crise sanitaire autour du coronavirus, il est aisé de comprendre en quoi la communication de crise est essentielle. Mais en réalité, nul besoin d’un événement d’une telle ampleur pour mieux se préparer. Il existe en effet bien d’autres difficultés qui peuvent venir secouer les entreprises… qui ont donc tout intérêt à se anticiper !

 

  • Définir un référent

C’est lui qui pilotera la communication, en lien avec votre agence. Ensemble, vous élaborez un plan adapté à la situation.

 

  • Créer des outils souples

Aillez à disposition les coordonnées des contacts d’urgence, les médias et des modèles de documents qu’il ne vous restera ensuite qu’à adapter et personnaliser.

Pensez à y conserver les codes d’accès à vos outils et à en faire des copies physiques, accessibles par du personnel nommé et formé.

 

  • Préparer vos réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont des outils parfaitement adaptés à la communication de crise. Ils vous permettront d’informer en temps réel vos interlocuteurs. Identifiez vos partenaires et relais de référence puis suivez leurs pages. Vous pouvez également créer une liste dédiée à la communication de crise, qui vous permettra de gagner du temps et surtout, de travailler plus sereinement.

 

  • Préparer votre site internet

Il est le réflexe numéro 1 en cas de crise ! Dans votre « boite à outil de communication de crise », prévoyez une page modèle qu’il vous suffira ensuite de personnaliser. Cela vous permettra aussi de limiter le nombre d’appels téléphoniques, de messages ou d’e-mails qu’il est parfois difficiles de gérer en temps de crise.

 

 

Communiquer pendant une période de crise

La première étape consiste à faire le point sur le type de crise, son ampleur ainsi que sa durée. Ensuite, référez-vous à votre kit de « communication de crise » et à votre agence afin de mettre en place les outils adaptés.

 

  • Informez vos partenaires et clients

Même si vous n’avez que peu d’éléments à partager, informez vos interlocuteurs, afin de leur permettre de savoir que vous êtes déjà à l’action.

 

  • Informer vos salariés

Des circonstances exceptionnelles méritent que vos salariés aient la pleine connaissance de la situation que vous traversez. Misez sur la transparence, c’est elle qui vous apportera le soutien dont vous aurez besoin.

 

  • Faire de la veille et des points réguliers

Tenez-vous informés, grâce aux sites de références que vous aurez sélectionnés et ceux des autorités. Vous serez ainsi capables de trouver des solutions et peut-être même des issues pour avancer.

 

  • Utiliser les supports digitaux

Plus que jamais, la communication de crise nécessite de mobiliser l’ensemble de vos outils, sites internet, réseaux, messageries, etc.

 

  • Déployer la stratégie de relations presse

Activez aussi vos relations presse pour diffuser la bonne information au bon moment. Prévoyez des points réguliers afin de faciliter votre travail et les échanges.

 

  • Entretenir les relations et se soutenir

« C’est en temps de crise que l’on sait où sont nos amis ». Si cette maxime se vérifie à titre personnel, elle est valable à titre professionnel ! Même et surtout dans les périodes difficiles, prenez le temps d’entretenir vos relations avec l’extérieur. Ces moments d’échanges précieux vous permettront de sortir grandis de ces passages parfois douloureux.

 

 

Communiquer après une période de crise

Lorsque la crise est terminée et que les choses reviennent à la normale, faites-le savoir !

 

  • Diffuser des messages sur vos outils digitaux

Informez de la fin de la crise sur votre site internet et sur les réseaux sociaux. Si le retour à la normale doit se faire par pallier, essayez d’être le plus précis possible pour éviter les (mauvaises) surprises.

 

  • Préparer le retour d’expérience

Faites un bilan de l’expérience, car elle vous aura très probablement appris beaucoup de choses, positives ou négatives. Prenez le temps nécessaire pour réaliser ce point essentiel qui vous permettra de mettre à jour votre boite à outils et vos méthodes.

 

  • Faire un point final avec la presse

Là encore, il s’agit de se tourner vers les journalistes qui ont suivi cette période de turbulence afin qu’ils soient votre relai pour la remise en ordre de votre activité.

 

  • Évaluer sa communication et adapter ses outils

Après un passage difficile et en pleine connaissance des retours de vos collaborateurs, faites le point sur vos outils, les messages, leur clarté et leur pertinence afin de mettre à jour votre kit de communication de crise. C’est lui qui vous permettra d’affronter avec plus d’aisance la prochaine vague, si vous deviez y être confronté.

 

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